avalon_virtuaalitapahtumat_1200x500
< Takaisin listaukseen

Mietityttääkö interaktiivisen virtuaalitapahtuman järjestäminen? – Näillä vinkeillä onnistut!

28.08.2020


Viime keväänä korona mullisti (arjen, elämän ja arvomaailman lisäksi) työnteon ja bisnestapaamiset ja -tapahtumat. Vaikka tapahtumia oli suunniteltu kuukausi kaupalla, moni niistä yksinkertaisesti peruttiin, kun kävi ilmi, että kokoontumisrajoitukset ja terve järki estää alkuperäisen suunnitelman toteuttamisen. Taaskaan ei muistettu miettiä vaihtoehtoja!

Ehkä yksi syy on siinä, että webinaareista oli monelle jäänyt paha maku suuhun. Huonosti suunniteltu ja hutaisten vedetty webinaari onkin suurin karhunpalvelus, jonka yritys voi itselleen tehdä. Mutta muitakin online-tapahtumia on olemassa! Toki myös hyviä, antoisia webinaareja on olemassa, ja oheiset vinkit pätevät myös niiden kiinnostavuuden kohottamiseen ja onnistuneen kokemuksen tuottamiseen.

Tällä hetkellä teknologia sallii lähes mitä vain, joten rajana on lähinnä tapahtumajärjestäjien mielikuvitus. Yksinkertaisimmillaan virtuaalitapahtuma voi olla vuorovaikutteinen livestream-lähetys. Toisessa ääripäässä ovat avattarien välityksillä tutkittavat ja varta vasten luodut virtuaalimaailmat. Ei VR-toteutuksia tarvitse rajata pelimaailmaan, niille on myös paikkansa bisnespuolella!

Kuinka virtuaalitapahtuma järjestetään?

Virtuaalitapahtuman järjestäminen ei periaatteessa eroa perinteisen, kasvokkain kohtaamiseen perustuvan, tapahtuman järjestämisestä suuresti. Edustustilojen ja -tarjoilujen sijaan tulee vain kiinnittää huomiota teknologiaan, toimiviin työkaluihin. Mutta, tapahtuman sydän on kuitenkin sen sisältö. Kaikkein tärkeintä onnistumisen kannalta on pitää tapahtuman tavoite ja kohderyhmä kirkkaana mielessä, ja suunnitella tapahtuman sisältö niiden mukaan.

Virtuaalitapahtuman voi toteuttaa livelähetyksenä, nauhoituksena tai niiden yhdistelmänä. Puisevan myyntimonologin sijaan, dialogi tai paneelikeskustelu avaa aihetta kuin aihetta, ja lisää kuulijan kannalta käsittelytavan kiinnostavuutta. Osallistujien osallistaminen ohjelmaan on vain järjestelykysymys, mutta tuloksellisuuden kannalta kriittinen tekijä.

Virtuaalisen onnistumisen vinkit

Muutama asia kannattaa pitää mielessä, kun lähtee suunnittelemaan uutta tai adaptoimaan jo puolivalmista tapahtumaa verkkoon:

  1. Virtuaalitapahtuman tulee olla livetapahtumia dynaamisempi. Kynnys tulla mukaan virtuaalisesti saattaa olla matalampi kuin livetapahtumaan osallistumisella, mutta samaan aikaan etäosallistujan huomiosta kilpailee kaikki muu mitä ympärillä tapahtuu ja mitä käsien ulottuvilla on, eli yleensä koko internet loputtomine houkutuksineen.
  2. Ole hauska, nopea ja pysy asiassa! Asiasisältöön liittyvät esitykset tulee pitää lyhyinä ja osallistavina, viihdeosuudet elämyksellisinä ja vauhdikkaina.
  3. Varaudu myös odottamattomaan. Vaikka teknologia mahdollistaa, se myös tuppaa tekemään temput aina kriittisellä hetkellä. Livestreamin aikaan voi sattua yllättäviä asioita, joten esityksien tulee olla hyvin harjoiteltuja, moderaattoriksi kannattaa valita hauskin ja kylmähermoisin kaveri, ja takataskussa kannattaa olla täytenumero, mikäli jokin ohjelmanumero joudutaan perumaan.
  4. Panosta laatuun, niin sisällöllisesti kuin teknisesti. Kuvan ja äänen laadun tulee olla televisiotuotannon tasoa. Seuraatko itse tiiviimmin filmikalustolla kuvattua laatusarjaa vai 80-luvun lomavideoita?

Tuumasta toimeen!

Mikä kaipaat apua yhteen tai useampaa osa-alueeseen: teknologiavalintoihin, sisällönsuunnitteluun, kutsuprosessiin tai koko tapahtumakokonaisuuden orkestrointiin, ota meihin yhteyttä.

Varmistetaan yhdessä, että virtuaalitapahtumastanne tulee visuaalisesti kiinnostava, teknisesti toimiva ja osallistujille miellyttävä kokemus, joka myös lunastaa tapahtumalle asetetut liiketoimintatavoitteet.

Lue lisää virtuaalitapahtuma- ja webinaarituotannoistamme.

Topics: Tapahtumat, Webinaarit

Pete Laakso
CEO

Kiinnostaako markkinoinnin maailma teoriassa ja käytännössä?
Tilaa uutiskirjeemme ja saat parhaat juttumme suoraan sähköpostiisi.

 

Tilaa uutiskirje