Miten toimia tiimissä, jossa työkaveria ei ole nähnyt koskaan kasvotusten? Miten saat haluamasi viestin perille ja miten teet työnteosta mielekkäämpää kaikille osapuolille? Lue vinkit toimivaan tiimi- ja asiakastyöskentelyyn etänä!
1) Kertaa viestinnän perusteet
Kun vuorovaikutus muuttuu kasvokkain käytävistä keskusteluista Teams-puheluiksi, kuvitellaan helposti, että sanallisen viestinnän tarve kasvaa ja sanattoman viestinnän puolestaan laskee. Todellisuudessa kummankin viestinnän osa-alueen merkitys kasvaa yhtä lailla, kun meidän on (suomalaisittain hyvin epätyypillisesti) korostettava mm. äänenpainoa ja voimakkuutta halutun viestin välittämiseksi. Myös erilaiset korostetut eleet, kuten kasvojen ilmeet ja käsimerkit toimivat kamerassa kymmenen kertaa tehokkaammin, kuin pienet nyökkäykset.
Sen lisäksi, että osaa itse puhua aktiivisesti, on osattava myös kuunnella aktiivisesti. Reagoi kuulemaasi sanomalla jotain tai lähetä vaikka hauska GIF-animaatio. Älä ole hiljaa tai ignooraa – et toimisi näin myöskään kasvokkain käytävässä keskustelussa.
2) Kokeile rohkeasti eri viestintäkanavia ja valitse niistä tehokkaimmat
Yksi työkaveri saattaa vastata paremmin puhelimeen, toinen sähköpostiin ja kolmas yrityksen käyttämään digitaaliseen viestintäkanavaan. Mitä paremmin opit tuntemaan omat työkaverisi ja heidän viestintätyylinsä, sitä nopeammin saat heidät kiinni tarpeen tullen. Yritys voi myös sisäisesti sopia ensisijaisesta viestintäkanavasta.
3) Ole selkeä
Tämä kohta painuu erityisesti projektipäälliköiden ja esihenkilöiden tontille, mutta on tärkeä muistaa myös muiden työntekijöiden parissa, erityisesti matalan hierarkian organisaatioissa. Selkeä ohjeistus, työnjako ja deadlinet pitävät huolen siitä, etteivät viestintäkanavat täyty turhista kyselyistä ja muistutusviesteistä.
4) Panosta yhteisöllisyyteen
Järjestä aivoriihiä ja kahvitaukoja, cocktailjoogaa ja HR-infoja videon välityksellä. Meillä Avalonilla on käytössä kuukausittainen Case Factory, jossa yksi tai useampi työntekijä pääsee vuorollaan kertomaan opettavaisesta asiakaskeissistä, uudesta asiakkaasta tai vetämään esimerkiksi luovuusharjoituksia. Näin jokainen lähes 30 henkilön firmassa pysyy vähän paremmin kärryillä siitä, mitä yrityksen sisällä tapahtuu ja kuka puuhaa mitäkin.
5) Tauota omaa työtäsi
Syö hyvin ja käy happihyppelyllä tarpeen tullen. Oma jaksamisesi vaikuttaa kommunikaatioosi muiden kanssa. Muista, että hyvä tiimi rakentuu hyvinvoivista työntekijöistä!
Entä asiakastyöskentely?
Lähes kaikki edellä mainitut kohdat sopivat myös etätyöaikana tapahtuvaan asiakastyöskentelyyn. Järkeä saa ja pitää kuitenkin käyttää, sillä kaikki asiakkaat eivät välttämättä arvosta cocktailjoogaa tai aiheettomia soittoja perjantai-iltapäivänä. Yhteisöllisyyden sijaan asiakastyöskentelyssä kannattaakin panostaa informatiivisiin ja yksityiskohtaisiin esityksiin.
Mitä useampi esitys ja toteutussuunnitelma tipahtavat suoraan asiakkaan sähköpostiin yhteisen läpikäyntisession sijaan, sitä tärkeämpää on, että ehdotettu idea ja konsepti tulevat kaikille osapuolille selväksi helposti ja nopeasti. Esityksen visuaaliseen ilmeeseen ja tekstisisältöön kannattaa siis panostaa entistäkin enemmän.
Ennen kaikkea on hyvä muistaa, että niin ruudun takana olevat työkaverit kuin asiakkaat ovat ihmisiä, eivät robotteja. Lyhyt ja ytimekäs viestintä ei välttämättä ole aina sitä parasta viestintää, sillä meistä jokainen kaipaa sosiaalista kontaktia ja hyväksyntää muilta ihmisiltä myös digitaalisessa maailmassa. Kiitä ja kehu. Huomaat vaikutuksen työilmapiirissä nopeammin kuin uskotkaan!
