Elokuussa 2020 asiakkaamme järjesti virtuaalitapahtuman, jossa vieraspuhujana oli biohakkeri Teemu Arina. Puheenvuorossa käsiteltiin teknologian mahdollisuuksia, toimistotilojen merkitystä, työrauhaa ja työn tehokkuutta - kaikki aiheita, jotka puhuttavat työyhteisöissä edelleenkin vuonna 2022.

Lue oheisesta blogitekstistä ajatuksiani työskentelytapojen muutoksesta, missä monilla yrityksillä olisi vielä petrattavaa!

En aio referoida Arinan koko puheenvuoroa (ydinviesti, kuten minä sen ymmärsin, oli, että kriisi on aina myös mahdollisuus. Tällä kertaa disruptio oli koronan syytä ja ansiota. Voitte käydä tsekkaamassa koko esityksen tämän linkin takaa), vaan poimin itsekkäästi käyttööni vain argumentit, joiden koin koskettavan itseäni, omaa työyhteisöäni ja lähipiiriäni. Henkilökohtaisia sidosryhmiäni, jos jargoniin halutaan turvautua.

1) Teknologia ei vain mahdollista; vaan muovaa meitä

Ajatus, että teknologia johdattelisi minua on kertakaikkisen vastenmielinen. Enhän ole someaddikti tai muutenkaan laiteriippuvainen. Voisinhan periaatteessa laatia suunnitelmani paperille ja kiikuttaa ne kollegoille ja asiakkaille kapalevylle liimattuna, kuten ennen vanhaan. Mutta en tee niin, koska teknologia mahdollistaa mahdollisesti aiempaa nopeamman sisällön tuotannon, tai ainakin tekstin nopeamman editoimisen ja ehdottomasti sen vauhdikkaan välittämisen eteenpäin. Arvostan teknologiaa työvälineenä ja hyväksyn Arinan väittämän, että työvälineemme muokkaavat tapaamme tehdä töitä. Mutta hän vakuuttaa, että teknologia myös muovaa suhtautumistamme maailmaan.

Pakko myöntää, että älylaitteet ovat muokanneet elämääni myös työn ulkopuolella. Tapaa, jolla olen yhteydessä perheeseen ja ystäviini, tai unohdan olla (koska kaikkihan on koko ajan somessa ja muka tietää tarkkaan mitä kellekin kuuluu). Pädin vuoksi ei tule tuijotettua televisiota, kännykän takia ei tule avattua tietokonetta turhaan... Ja älykellon ansiosta olen alvariinsa syöksymässä milloin minnekin, ja kuten wannabe-biohakkerin kuuluukin, tiedän sen ansiosta myös tasan tarkkaan, mitä keholleni kuuluu.   

Teknologian muutosvaikutuksia vastaan pyristely on siis, jollei mahdotonta, niin älytöntä. Se on jo osa elämääni. Pärjäisin ehkä ilmankin, mutta silloin elämäni olisi kovin toisenlaista. Arina alleviivaa, että eksponentiaalinen kehitys on mahdollista juuri tämän vastavuoroisen kehityksen ansiosta. En kiistä tätäkään, koska vaikuttaa jotenkin todennäköiseltä, että uusia edistyksellisiä ratkaisuja ei ehkä kehitettäisi yhtä vauhdikkaasti, jos ne suunniteltaisiin aina ensin harpin avulla ruutuvihkoon.

2) Tuliko toimistosta juuri merkityksetön?

Arina kävi esityksessään läpi työtilojen muutosta vuosikymmenien saatossa. Nyt siis puhutaan tietotyöläisistä ja luovan alan toimijoista. Oli aika, jolloin toimisto käsitti pääsääntöisesti yksityisiä työhuoneita. Sitten huoneet muutettiin avotiloiksi, muka tilankäytön tehostamiseksi, mutta virallinen syy oli vuorovaikutuksen ja luovan (ryhmä)työn edesauttaminen.

Koronaviruspandemiaan saakka, avokonttorin suurin ongelma kaiketi oli aivotyön jatkuva keskeytyminen ympärillä olevien ihmisten toimesta. Syvän keskittymistilan saavuttaminen pienenkin häiriön jälkeen kestää aikansa, mistä johtuen avokonttorilla työskentely on huomattavasti tehottomampaa kuin yksityishuoneissa, sillä keskeytyksiähän tulee jatkuvasti. Koronan myötä on kuulemma alettu kaavailemaan avokonttoreita, joissa työpisteet erotetaan toisistaan pleksiseinillä tai sijoitetaan riittävän etäälle toisistaan. Työhuoneet tarjosivat työrauhan lisäksi luontaiset turvavälit, mutta avokonttori turvaväleillä tuskin säästää juurikaan tilaa, jolloin niiden plussat jäävät aika niukoiksi.

Olemme juuri maailmanlaajuisesti todenneet, että mobiiliteknologian ansiosta töitä voi tehdä missä vain. Siksi Arina kysyykin: mihin enää tarvitaan edes avokonttoria?

3) Työrauha ja rakkaus

En ole suinkaan ainoa, joka kaipaa oman työhuoneen rauhaa. Moni muukin rakastui etätöihin, kun se tuli pakolliseksi. Ainakin ensishokin ja pakollisen vastahankaisuuden laannuttua. Hyvin moni huomasi, kuinka paljon paremmin he voivat keskittyä kotonaan. Kaikki ilahtuivat myös nähdessään, kuinka paljon aikaa ja energiaa säästetään matka-ajoissa ja siinä, kun karsitaan pois kaikki ylimääräinen häröily, jota toimistoilla sosiaaliseksi kanssakäymiseksikin kutsutaan.

Itsehän olin keksinyt etätyöskentelyn ihanuuden ja tehokkuuden jo vuosia sitten ja sopinut vakituisesta etätyösuhteesta jo kauan ennen koronaa. Tämä nyt vain sopii minun luonteelleni ja työni luonteelle ja työotteelleni. Mutta se ei tietenkään sovi kaikille. Moni kaipaa työyhteisön yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta, ja joillain se saattaa jopa nostaa tuottavuutta.

Mutta, koska nyt on kuitenkin empiirisesti todistettu, että ihmiset ovat tehokkaampia etätyössä, on moni firma päättänyt mahdollistaa etätyöskentelyn jatkossakin. Ilman turhaa byrokratiaa, kuten ano viikko etukäteen ja raportoi puuhasi kirjallisesti. Aina siis heittää ilmoille kysymyksen, joka yhdistyy kauniisti toimistojen tarpeettomuuteen: tuleeko etätyöstä vakio? Huomioiden etätyön tehokkuus, riittäisi luonnollisesti lyhyempi työviikko. Olisiko Suomessakin aika siirtyä kuusituntiseen työpäivään tai nelipäiväiseen työviikkoon? Tätä minä kannatan!

4) Tehokkain palaveri on se, jota ei järjestetä ollenkaan

Monessa organisaatiossa hehkutetaan, kuinka palaverikäytännötkin ovat koronan myötä tehostuneet. Itse uskon, että kyseessä on harha: monessa organisaatiossa asioiden edistäminen tyssäsi koronan myötä eikä enää ollut niitä asioita, joita palavereissa piti sopia ja edistää.

Olemme Arinan kanssa yhtä mieltä siitä, että turhat palaverit joutavat romukoppaan. Mikäli palaverin ainoa funktio on päivittää muille, mitä edellisen palaverin jälkeen on saatu edistettyä tai käydä läpi lista asioista, joita tulisi seuraavaan viikkoon mennessä edistää, voi sen hoitaa muillakin keinoin. Digitaaliset, reaaliaikaiset työlistat on keksitty ja erinäisillä digitaalisilla järjestelmillä voi seurata tiimin aikaansaannoksia. Arinan mukaan myös etätyö-freeloadereiden uhka on vältettävissä avoimuutta lisäävillä teknologioilla.

Minusta sillä kyttääkö esimies vai jokin digitaalinen palvelu tekemisiäni ei ole juurikaan eroa. Ihmiset, jotka haluavat sluibailla, keksivät kyllä keinot kusettaa järjestelmää olipa se kuinka sofistikoitunut tahansa. Itse kuitenkin herättelisin ja vastuuttaisin esimiehiä ja/tai epähierarkisissa organisaatioissa koko työtiimiä: kaikkien tulisi olla sen verran kiinnostuneita kokonaisuudesta, että yhdenkin hengen alisuoriutuminen huomataan.

5) Kapula kehityksen rattaissa?

Arinan mukaan monen firman toimitavat ja digitalisoitumisaste kehittyi koronan myötä eksponentiaalisesti. Kun uusien teknologioiden hankinta, käyttöönotto ja hyödyntäminen vievät normaalisti keskimäärin 5-10 vuotta, koronan ansiosta moni otti valtavan harppauksen muutamassa kuukaudessa. Yksinkertaisesti siksi, että oli pakko.

Arina painottaa, että muutos, jota nyt brändätään ”uutena normaalina” tuli jäädäkseen. Firmojen on turha siirtyä väkisin takaisin konttoreille ja palavereihin, tai palata muihin vanhoihin rutiineihin ja työtapoihin. Ei vain toisen aallon pelossa, vaan siksi etteivät ne toimineet kovin hyvin aiemminkaan.

Mikäli ihmettelet, miksi oma organisaatiosi ei uudistunut, ketteröitynyt ja alkanut joustamaan koronan myötä, uskallan väittää, että syy on pitkälle ihmisissä. Mikromanageeraus ja kyttäämiskulttuuri on juurtunut syvälle monen esimiehen psyykeen. jos jostain, niin nyt siitäkin olisi aika oppia irti.

ASIANI YDIN

Jos pääsit näin pitkälle, rakas lukija, onneksi olkoon. Kehotan nyt kaikkia hakkeroimaan työpäivästään ja -yhteisöstään paremman, tehokkaamman ja joustavamman kyseenalaistamalla totutut käytännöt ja luottamalla toisiinne sekä olemalla muiden luottamuksen arvoinen.

Me ollaan täällä Avalonilla pyritty aina olemaan teknologian hermoilla, kokeillaan ennakkoluulottomasti uusia työkaluja, joustavia työtapoja ja hyödynnetään ketteriä ja joustavia yhteistyömalleja asiakkaidemme kanssa. Ja totaalinen etäsuhdekin onnistuu!

Kysy lisää, jos kiinnostaa!

Täältä taas löydät vinkkejä virtuaalitapahtuman järjestämiseen.

***

Katso Teemu Arinan puheenvuoro ”Työn ja digitalisaation tulevaisuus” Canonin Prosessin- ja tiedonhallinnan virtuaalitapahtumassa.