Case Laurea

Keskustelut digitalisaation ohjaukseen keskittyvän kehitysyksikön, eli digitoimiston, perustamisesta käynnistyivät syksyllä 2024. Kilpailutettuaan hankkeen Laurea päätyi yhteistyöhön Digian kanssa.

Digitoimiston suunnittelu päästiin käynnistämään heti alkuvuodesta 2025. Kevään aikana määritettiin tavoitteet ja toimintamalli kuntoon, varsinainen käyttöönotto ajoittui syksylle.

Laureassa käytiin samaan aikaan läpi isoa organisaatiouudistusta ja uuden strategian käyttöönottoa. Yhtenä strategisena tavoitteena oli organisaation siiloutumisen vähentäminen ja digitoimisto on tukenut hyvin tämän tavoitteen täyttymistä.

Digitoimiston myötä Laureassa haluttiin ottaa digitalisaatio hallintaan strategisemmalla otteella niin, että kehityshankkeet tukevat liiketoiminnan johtamista ja hyödyttävät mahdollisimman laajaa joukkoa työntekijöitä, opiskelijoita ja muita sidosryhmiä. Yhtenä kehittämiskohteena onkin ollut miettiä investoinnin tuottoastetta tavanomaista laajemmasta tarkastelukulmasta, eli myös siltä kannalta kuinka muutokset vaikuttavat työntekijöihin, opiskelijoihin ja muihin yhteistyötahoihin.

Digitoimiston suunnittelun ja käyttöönoton ansiosta digitalisaatioasiat ovat mm. nousseet Laurean eri toimintakohtaisten johtoryhmien keskusteluihin. Sen sijaan, että haasteita ratkotaan eri puolilla organisaatiota yksi kerrallaan, digitalisaatiota koskevat päätökset ovat nyt aidosti koko organisaation strategisia valintoja.

Toiminnan ja talouden suunnittelu on aina ollut osallistava prosessi Laureassa, ja digitoimiston perustaminen on tukenut tätä entisestään. Nyt kaikkien yksiköiden tulee kirjata omat kehitystoiveensa yhteistä digitalisaatiotiekarttaa vasten, jolloin niitä on helpompi vertailla keskenään, yhdistellä ja priorisoida.

Digitoimisto toimii tiiviissä yhteistyössä Laurean tietohallinnon kanssa. Digian tarjoama valmis malli on auttanut sanoittamaan molempien osapuolten roolit ja sen, miten yhteistyötä lähdetään tekemään. Samalla digitoimisto antoi ajattelumallin ja rakenteet sille, miten digikehityksestä, innovaatioista ja tekoälykokeiluista keskustellaan organisaation sisällä ja kaikkien eri toimintojen kesken.

Digitoimistomalli on osallistava ja Laureassa tämä istuu hyvin toiminnan suunnitteluun. Koko digitalisaatiotiekartta on rakennettu toimintakohtaisten haastattelujen pohjalta. Kun tulevan vuoden budjetteja ryhdyttiin laatimaan, suunnittelu sujui jouhevammin, kun osallistujat olivat jo etukäteen päässeet miettimään, mitä digitalisaatio mahdollistaa ja kuinka strateginen fokus säilytettään.

Osana digitoimiston pystyttämistä Laureassa tehtiin selkeät vastuunjaot RACI-mallilla ja valittiin muutosagentit. Noin kahdellakymmenellä digitalisaation muutosagentilla, tai digilehtorilla, on tärkeä rooli sekä tulevaisuuden suunnittelussa että arjen parhaiden käytäntöjen nostamisessa esiin opetus- ja tutkimustiimeissä.

Laureassa haluttiinkin, että laajalla joukolla olisi suhteellisen kattava kokonaiskuva digitalisaation edistämisestä koko organisaation tasolla sekä kehitysputken etenemisestä. Digiohjelman myötä idea- ja kehityssalkut avataan lopulta näkyville koko henkilöstölle.

Laureassa koetaan, että tärkeintä digitoimiston sujuvassa pystyttämisessä on ollut ylimmän johdon tuki ja ymmärrys siitä, että kyse ei ole IT-projektista, vaan liiketoimintojen kehittämisestä teknologian avulla. Se, että tavoitteet on asetettu koko organisaation strategian pohjalta, on auttanut paljon. Samalla se on selkeyttänyt sitä, keiden kaikkien pitää olla digitoimistossa mukana.

Laureassa on alusta alkaen haluttu sitoutua siihen, että kehitystä ei tehdä vain kehityksen vuoksi, vaan kaikkien valintojen taustalla on liiketoiminnallisten hyötyjen realisoituminen. Digitoimisto on toimintamallina auttanut varmistamaan johdon tuen ja koko organisaatiolle mahdollisimman kattavan ymmärryksen siitä, mitä ollaan tekemässä ja minkä vuoksi.